الخطابات الرسمية عادة ما تكون نوعين، النوع الأول هو الخطاب الموجه من جهة رسمية لجهة أخرى رسمية والنوع الثاني الخطاب الموجه من أفراد لجهة رسمية، ومن ناحية أيضًا يختلف نوع الخطاب من حيث مضمونه ما بين كونه خطاب بغرض الشكوى أو خطاب في سياق إتمام التعاملات والإجراءات الرسمية لإتمام مطلبه أو مهمته على أكمل وجه.

والجدير بالذكر؛ أن شكل الخطاب لا يتغير من كونه خطاب موجه من جهة رسمية لجهة أخرى رسمية أو سواء كان من فرد لجهة رسمية، أو لكونه خطاب في سياق التعاملات أو خطاب موجه لشكوى إذ أن الخطاب الرسمي في جميع حالاته يجب أن يتضمن على عناصر محددة ويجب أن يلتزم بشكل الخطاب الرسمي لكي يحقق الغرض منه، ويستطيع الشخص المرسل للخطاب أو المؤسسة أن يؤدي مصلحته في أقصر وقت وبأفضل شكل دون أن يعوقه شيء.

خاصة وأن عدم الامتثال للشكل الرسمي للخطابات يعطل المصالح ولا يعتد به في كثير من الأحيان، لذلك تقدم بلانز لكتابات المحتوى العربي خدمة صياغة الخطابات الرسمية للمؤسسات والهيئات الرسمية وللأفراد وفيما يلي نقدم نموذج لخطاب رسمي.

نموذج لخطاب رسمي:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد

السيد/ مدير الإدارة التعليمية بمحافظة القاهرة

تحية طيبة،،،

مقدمه لسيادتكم/ على محمد عبد السيد ووظيفتي معلم أول بالدرجة أعمل إدارة القاهرة التعليمية

أتشرف بعرض الآتي

بتاريخ 25 /11 / 2016 صدر القرار الوزاري رقم 1921 لسنة 2016، وقد تضمن نقلي إلى إدارة أسيوط التعليمية وقد نشر هذا القرار في نشرة الإدارة التعليمية لمحافظة القاهرة بتاريخ 26 /11 / 2016، وقد عملت بهذا القرار بتاريخ 30/ 11/ 2016 أو أعلنت بهذا القرار  بتاريخ 30/ 11/ 2016، ولما كان هذا القرار يمس مصلحة المتظلم لأنه يمثل عبء على المتظلم من الناحية النفسية والمادية لأن المذكور اسمه يقيم في محافظة القاهرة في حين جاء قرار النقل لمحافظة أسيوط وهي محافظة بعيدة للغاية عن محل إقامة المشتكي وهذا يمثل ضرر على المشتكي وأسرته لأنه لا يوجد سكن له في المحافظة التي صدر قرار نقله إليها.

لذا التمس من سيادتكم سحب هذا القرار أو تعديله مرفق المستندات التالية:

1- صورة من قرار النقل

2- وتفضلوا بقبول فائق الاحترام

مقدمه،،،

– الاسم: على محمد عبد السيد
– التاريخ: اليوم الأثنين الموافق 12/12/2016
– التوقيع: على محمد عبد السيد